Se você já atendia em outra plataforma, no papel ou em arquivos soltos, dá para trazer esse histórico para a HumanTrack em lote. Há dois caminhos:
Um paciente: você envia os arquivos de uma pessoa e revisa, registro a registro, o que a Artemi separou.
Migração: você envia a exportação inteira da outra plataforma e revisa pessoas e registros em três passos (Pacientes, Registros e Confirmar).
Nos dois casos, nada é importado até você confirmar.
⚠️ A importação está em fase de testes (beta) e faz parte do plano Especialista. Nos outros planos, os cartões aparecem com um cadeado e abrem o convite Importar dados está no plano Especialista, com o botão Conhecer o plano Especialista. O mesmo convite aparece quando você usa Importar histórico pelo paciente.
🧭 Onde fica
Tudo começa na Central de migração. Para abrir, clique em Importar dados, no alto da lista de Pacientes.
A central tem dois cartões. Clique no que combina com o que você tem:
Importar dados de um paciente: o paciente já está na HumanTrack e os arquivos são só dele. PDF, Word, texto, planilha (CSV, XLSX ou XLS) ou foto viram sessões, instrumentos respondidos e anotações.
Migrar de outra plataforma: você tem a exportação completa de outra plataforma, com arquivos de vários pacientes. A HumanTrack identifica cada paciente e separa os registros de cada um.
O cartão abre a janela de envio. Ela tem as abas Um paciente e Migração, para você trocar de caminho sem fechar a janela.
Abaixo dos cartões ficam:
Precisa de você: o que espera a sua decisão, como um histórico ou uma migração Pronto para revisar, ou arquivos de um histórico perto de expirar. Clique em Revisar para abrir ou em Ver todas para ver a lista.
Importações: os históricos e as migrações, dos mais novos para os mais antigos. O filtro Status separa por situação, como Lendo, Pronto para revisar, Importando ou Concluída.
O atalho de cada linha: Revisar, Acompanhar, Ver resultado (no histórico), Ver relatório (na migração) ou Ver detalhes.
Para o histórico de um paciente, dá para começar também pelo próprio paciente:
no menu de ações de um paciente ativo, na lista de Pacientes ou no perfil, clique em Importar histórico;
na aba Sessões de um paciente que ainda não tem sessão, clique em Importar histórico.
📌 Para só cadastrar vários pacientes por planilha, use Adicionar paciente e a opção Importação, na lista de Pacientes, com um arquivo .csv ou .xlsx (também no plano Especialista). A planilha cria os cadastros. O histórico de cada paciente vem depois, pelo cartão Importar dados de um paciente.
📄 Importar o histórico de um paciente
Serve para trazer o que existe sobre uma pessoa: prontuário exportado, evoluções, escalas respondidas, em arquivo ou em foto do papel. São quatro passos.
1. Envie os arquivos
Abra a janela de envio por um destes caminhos:
na central, clique no cartão Importar dados de um paciente e escolha o paciente;
pelo paciente, clique em Importar histórico. A janela já abre com ele escolhido.
Arraste os arquivos ou escolha no computador e clique em Enviar. O botão mostra quantos arquivos vão.
Arquivos | O que vale |
Formatos | PDF, Word (.docx), texto, planilha (CSV, XLSX ou XLS) e foto (PNG, JPG ou WebP) |
Tamanho | Até 25 MB por arquivo. Fotos, até 20 MB |
Por envio | Até 10 arquivos |
Por histórico | Até 100 arquivos. Para incluir mais depois, use Adicionar arquivos |
Depois do envio, a janela fecha sozinha e abre a página do histórico, onde a leitura acontece. Você pode sair dela. A leitura continua, e o histórico fica na Central de migração.
Sessões de casal ou de família do próprio paciente entram normalmente no histórico dele.
📌 Arquivo com registros de vários pacientes, como uma planilha ou um PDF de vários pacientes, vai pela migração. Se ele for enviado aqui, aparece depois da leitura com o aviso Este arquivo traz mais de um paciente e só pode ficar de fora. Clique em Migrar de outra plataforma para seguir pelo caminho certo.
2. Espere a Artemi ler
Cada arquivo passa por três etapas: extrair o texto, identificar o que é e separar o conteúdo. A leitura roda sozinha, então você pode sair da página e voltar depois.
Não precisa esperar todos. Os arquivos prontos já podem ser revisados, e o perfil do paciente mostra o aviso Histórico lido com o botão Revisar agora.
Se um arquivo não puder ser lido (protegido, vazio ou ilegível), a tela avisa e oferece Enviar outros arquivos. Na revisão, ele fica em Não deu para ler. Lá, dá para escrever o conteúdo como anotação ou deixar o arquivo de fora.
3. Revise registro a registro
A página de revisão separa o que foi encontrado em três abas: Precisam de você, Vão ser importados e Ficam de fora. Dentro de cada aba, os registros ficam agrupados pelo que vão virar:
Sessões
Evoluções
Instrumentos respondidos
Novos instrumentos
Anotações clínicas
Um arquivo pode render vários registros. Um PDF com muitas evoluções, por exemplo, vira uma linha por registro, cada uma com data, texto e as páginas de onde saiu.
Para cada registro:
abra a linha e leia. Ver original abre o arquivo enviado;
se precisar, ajuste a data, o título ou o texto, ou troque o tipo em Importar como;
decida na chave Importar. Ligada, o registro vai ser importado. Desligada, ele fica de fora. O botão Deixar de fora faz o mesmo.
Enquanto você não decide, o painel mostra Ainda não decidido. Depois de decidir, o próximo registro abre sozinho.
💡 Com dois ou mais registros sem nenhum alerta, Importar os N registros sem alerta marca todos de uma vez. Evoluções ficam fora desse atalho. Os registros com alerta você confere um a um.
O que cada alerta quer dizer está na tabela Avisos que podem aparecer na revisão, mais abaixo.
4. Confirme a importação
Com tudo decidido, clique em Importar N registros, no rodapé. Se você deixou tudo de fora, o botão vira Concluir sem importar.
A janela de confirmação resume o que vai ser importado (sessões, evoluções, instrumentos respondidos, novos instrumentos e anotações clínicas) e o que fica de fora.
Quando a importação cria sessões, a janela também traz o campo Modalidade das sessões importadas:
escolha Presencial ou Virtual;
o campo já vem marcado com a modalidade que você mais usou nas suas sessões recentes;
a escolha vale para todas as sessões criadas nessa importação.
Para trocar a modalidade de uma sessão depois, veja Como alterar a modalidade de uma sessão.
Clique em Importar N registros. Só então os registros são gravados no perfil do paciente.
Depois de importar
A tela final diz quantos registros foram importados. Ela traz atalhos para ver o que entrou (Ver sessões, Ver resposta, Ver instrumento e Ver anotações) e para seguir: Abrir perfil do paciente, Importar outro histórico ou Voltar para a Central de migração.
O que entrou | Onde aparece |
Sessões | Na aba Sessões do paciente, com a data que estava no arquivo |
Evoluções | Numa sessão criada na data, com a evolução no prontuário |
Instrumentos respondidos | Na aba Instrumentos do paciente |
Instrumentos novos | Na sua biblioteca |
Anotações | Na aba Anotações do paciente |
⚠️ Avisos que podem aparecer na revisão
Aviso | O que quer dizer | O que fazer |
Falta a data | Sessão, evolução ou instrumento respondido sem data | Defina uma data. Sem ela, o registro fica de fora |
Sem data (com o aviso Anotação sem data) | Anotação sem data | Ela pode entrar assim. Se souber quando foi escrita, defina a data antes de importar |
Data no futuro | A data é posterior a hoje | Corrija para hoje ou para uma data passada |
Leitura parcial | Parte do arquivo ficou de fora da leitura. Quando dá, a tela diz quais páginas | Confira o original antes de importar |
Lemos só uma parte | Só uma parte do arquivo foi lida | Envie o restante em arquivos menores |
Guardado como anotação | Não há na sua biblioteca um instrumento que corresponda | Nada. O texto entra como anotação, sem as pontuações |
Confira antes | A leitura ficou incerta, o arquivo parece ser de outra pessoa ou não parece trazer um registro clínico | Confira o registro. Quando aparece, o link Por que a Artemi sugeriu isso? diz o motivo |
Não deu para ler | O arquivo não pôde ser lido. O aviso diz o que houve, como Este arquivo traz mais de um paciente ou Esta planilha só tem o cabeçalho | Escreva o conteúdo como anotação ou deixe o arquivo de fora. Se a planilha só tem o cabeçalho, confira se a exportação saiu com os dados e envie de novo |
Arquivo expirado | Os arquivos ficam guardados por 30 dias | Envie o arquivo de novo |
🔁 Migrar a conta inteira de outra plataforma
Serve para trazer a sua prática de uma vez: as pessoas e os registros que vieram na exportação da outra plataforma.
A página Migração de outra plataforma acompanha tudo. Enquanto você revisa, os passos Pacientes, Registros e Confirmar ficam no alto da página.
1. Envie a exportação
Na central, clique no cartão Migrar de outra plataforma. Com a janela de envio aberta, é a aba Migração. Envie os arquivos da exportação completa.
Arquivos | O que vale |
Formatos | CSV, XLSX, XLS, PDF, Word (.docx) ou texto |
Tamanho | Até 25 MB por arquivo |
Por envio | Até 10 arquivos |
Por migração | Até 100 arquivos. Para enviar em partes, use Adicionar arquivos, em Mais ações, na página da migração |
Algumas exportações são lidas direto do arquivo. Nas outras, a Artemi lê a estrutura e marca onde começa e termina cada registro. Nos dois casos, o texto é importado como está no arquivo.
📌 Um PDF escaneado, que é só imagem, fica sem leitura na migração.
2. Espere a leitura
Enquanto os arquivos são lidos, a página mostra Lendo N de M arquivos e uma linha por arquivo. Pode sair e voltar depois.
Cada linha mostra:
como o arquivo foi lido: Leitura direta do arquivo, Lido pela Artemi, Lido em parte pela Artemi ou Planilha com colunas não identificadas;
em que pé está: Na fila, Lendo, Lido, Lido em parte (com a porcentagem lida), Não conseguimos ler o conteúdo ou Não lido.
Registros financeiros e administrativos não têm destino clínico. Eles aparecem em Ficam de fora, com o motivo.
3. Pacientes: decida quem entra
As pessoas encontradas na exportação já chegam separadas em grupos. Só aparecem os grupos que têm alguém. Você decide o grupo inteiro e ajusta só quem for exceção.
Grupo | Quem está nele | O que você faz |
Pacientes novos | Pessoas com nome que ainda não estão na sua conta | A chave Importar decide o grupo de uma vez |
Já estão na sua conta | Pessoas que batem com um paciente seu. Os registros vão para o prontuário que você já tem | A chave Importar decide o grupo de uma vez |
Sem cadastro no arquivo | Pessoas que a exportação trouxe sem cadastro. Elas ficam de fora com os registros | Para trazer os registros, clique em Dizer de quem é e escolha um paciente que já existe. Não dá para criar um paciente novo a partir delas |
Na chave Importar de um grupo, desligada deixa todos de fora. Ligada traz quem pode vir, e quem tem nome parecido continua esperando a sua resposta.
A HumanTrack também compara os nomes com os seus pacientes:
Nome igual ao de um único paciente seu, ativo: a pessoa já vem vinculada, com a marca Decidido automaticamente. Confira. Se não for a mesma pessoa, clique em Não é a mesma pessoa, e ela vem como paciente novo quando a exportação tem o cadastro dela.
Nome parecido, ou nome igual ao de outra pessoa da exportação: a linha fica em destaque até você responder É a mesma pessoa ou Não é a mesma pessoa. Quando há mais de um paciente parecido, a opção é Escolher quem é. Confira e-mail ou telefone antes de vincular.
Paciente seu inativo: a linha avisa Paciente inativo: reative para vincular.
Para ajustar uma pessoa, clique no nome dela, ou em Ver e ajustar para ver o grupo inteiro. O painel tem:
a chave Importar;
em Importar como, as opções Criar paciente ou Vincular a paciente existente. Na segunda, busque o paciente em Vincular a.
A decisão é salva na hora. Quando terminar, clique em Continuar para registros, no rodapé.
4. Registros: decida o que entra
O que vem das pessoas que você escolheu já chega marcado para importar, menos o que pede uma conferida. A lista abre em Precisam de você, com esses registros e o motivo de cada um.
As pilhas são Precisam de você, Vão ser importados e Ficam de fora.
Os filtros Todos os pacientes e Todos os tipos estreitam a lista por paciente e por tipo de registro: cadastro do paciente, sessão, notas da sessão, evolução, anotação clínica e anotação geral.
A chave Importar de cada linha decide. Ligada, o registro vai. Desligada, fica de fora.
Clique na linha para abrir o registro com o texto formatado para leitura. Ver como está no arquivo mostra o texto exato, que é importado sem alterações.
Quando a chave está travada, o painel do registro diz o porquê, como Já está na sua base, Não há onde guardar este registro ou O conteúdo mudou desde a última importação.
💡 Em Precisam de você, Deixar os N de fora decide a lista inteira de uma vez. Importar os N também, quando nenhum registro da lista foi lido pela Artemi. Os lidos pela Artemi você confere um a um.
📌 Sessão que veio só com a data, sem horário, espera a sua decisão em Precisam de você. A revisão não tem campo de horário. Para ter essa sessão com o horário certo, deixe-a de fora e crie-a à mão depois de migrar.
Quando terminar, clique em Revisar e confirmar, no rodapé. O que você não ligar fica de fora.
Se algo impede a confirmação, o rodapé de Registros avisa e traz o atalho para resolver. Em geral é uma pessoa que ainda espera a sua decisão em Pacientes. Clique em Voltar para pacientes.
5. Confirme
A janela Importar para a HumanTrack? mostra:
quantos pacientes vêm, os novos e os que você já tinha;
quantos registros vêm;
para quais prontuários que você já tem vão os registros;
o que fica de fora e por quê, incluindo os registros que você não revisou.
Clique em Importar N pacientes e N registros para começar, ou em Voltar para voltar a Registros. O que ainda estava em Precisam de você fica de fora como não revisado.
📌 Se algo mudou desde a sua revisão, como os seus pacientes, nada é importado. A tela mostra o que conferir, e você confirma de novo.
6. Acompanhe a importação
A página mostra o andamento. Cada paciente é importado por vez, com as sessões em ordem, e pode levar alguns minutos. Sair da página não cancela.
7. Confira o relatório
O relatório separa o que entrou e o que não entrou em blocos. O bloco Importados aparece sempre. Os outros aparecem quando têm algum registro:
Importados
Já estavam na base
Ficaram de fora
Não revisados
Sem destino clínico
Conteúdo mudou
Não importados
A lista Pacientes desta migração abre o perfil de cada um. Em O que não foi importado, cada registro traz o Motivo e o Próximo passo.
Os pacientes criados não recebem convite nem aviso. Você chama quando quiser.
Cancelar uma migração
Até confirmar, dá para cancelar. Em Mais ações, clique em Cancelar migração e depois em Sim, cancelar migração. Nada é importado, e a sua base fica como estava.
Os arquivos enviados continuam guardados até a data que a janela mostra, que é o fim do prazo de 30 dias. Depois disso, são apagados.
📌 Enquanto a migração espera por você, um aviso aparece na tela inicial com o botão Revisar agora. Ele também avisa quando faltam poucos dias para os arquivos expirarem. Na Central de migração, ela aparece em Precisa de você.
📦 Importação em lote, não sincronização
Os dois caminhos trabalham com o que você enviou: a HumanTrack lê os arquivos, você decide o que entra e a plataforma grava. Ela não se conecta à outra plataforma e não sincroniza depois.
O que mudar lá depois da exportação só chega aqui se você exportar e importar de novo. Registros que já entraram numa importação anterior são reconhecidos e não se duplicam.
A migração traz para a sua conta uma exportação que você baixou na outra plataforma. A integração com o PsicoManager é outro recurso, com artigo próprio em Leia também.
🔒 Bom saber
Nada é gravado no perfil do paciente nem na sua base até você confirmar.
Os arquivos enviados ficam guardados por 30 dias e depois são apagados. Na migração, o prazo conta do primeiro envio.
O que foi importado continua na sua base depois desse prazo.
Cada registro importado, e na migração cada paciente, pode ser editado ou excluído no perfil, um a um. O lote inteiro não se desfaz de uma vez.
O texto entra como está no arquivo. A Artemi separa e identifica o conteúdo, sem reescrever.
Registro com data no futuro não entra.
Nenhum paciente é avisado pela importação nem pela migração.
Fora do plano Especialista, o que você importou continua disponível para consulta. Uma migração em andamento fica aberta para consulta e pode ser cancelada.
❓ Dúvidas comuns
Quero trazer a transcrição de uma sessão, não um histórico. Como faço?
Use o envio de transcrição dentro da sessão, no Registro de Sessão. Numa sessão sem gravação, clique em Adicionar transcrição, no painel Captura. Ou clique em Enviar transcrição, na aba Transcrição. Veja Como enviar uma transcrição que você já tem.
Um registro apareceu como Já está na sua base. Por quê?
Ele já tinha entrado numa importação anterior, e a plataforma não duplica. Se o conteúdo mudou desde então, ele fica em Ficam de fora, com a chave travada em O conteúdo mudou desde a última importação. No relatório, entra no bloco Conteúdo mudou. Compare com o que já está no perfil e inclua à mão se quiser.
No histórico de um paciente, um arquivo enviado de novo também não duplica o que já entrou. Se o conteúdo mudou, o resultado mostra o aviso N registros já tinham sido importados com outro conteúdo, com o atalho para abrir as sessões, os instrumentos ou o perfil do paciente. Nada é substituído.
O que acontece com os registros financeiros e administrativos?
Eles não têm destino clínico na HumanTrack e ficam de fora, com o motivo no relatório.
A pessoa veio sem cadastro na exportação. Como trago os registros dela?
Ela aparece em Sem cadastro no arquivo e fica de fora com os registros. Clique em Dizer de quem é e escolha o paciente que já existe. Criar um paciente novo a partir dela não é possível.