Se você já atendia em outra plataforma, no papel ou em arquivos soltos, dá para trazer esse histórico para a HumanTrack em lote, por dois caminhos: enviar os documentos de um paciente e revisar o que a Artemi separou, registro a registro, ou enviar a exportação inteira da outra plataforma e migrar vários pacientes de uma vez, em cinco etapas. Nos dois casos, nada é importado até você confirmar.
⚠️ A importação está em fase de testes (beta) e está sendo liberada aos poucos. Se o botão Importar dados não aparece na sua lista de pacientes e a opção Importar histórico não aparece no perfil do paciente, a função ainda não foi ativada para a sua conta.
🧭 Onde fica
Tudo parte da central Importar dados, que abre pelo botão Importar dados, no alto da lista de Pacientes. Ela leva o marcador de fase de testes (beta) ao lado do título e tem três cartões:
Histórico de um paciente, com o botão Enviar documentos: PDF, Word, texto ou foto sobre um paciente só.
Migrar de outra plataforma, com o botão Enviar exportação: a exportação do Sintropia, do PsicoManager ou de qualquer outra plataforma, com vários pacientes de uma vez.
Planilha de pacientes, para cadastrar vários pacientes a partir de um arquivo .csv ou .xlsx. Nesta versão, o botão Enviar planilha ainda está desativado: para cadastrar vários pacientes de uma vez por planilha, use Adicionar paciente e a opção Importação.
Abaixo dos cartões ficam as importações Em andamento e as Concluídas, com a situação de cada uma (Lendo, Pronto para revisar, Importando, Concluída) e os atalhos Revisar, Acompanhar e Ver resultado.
Para o histórico de um paciente, há dois atalhos a mais: o menu de ações do paciente, na lista de Pacientes e no perfil, tem a opção Importar histórico, e a aba Sessões de um paciente que ainda não tem sessão oferece o botão Importar histórico.
📄 Importar o histórico de um paciente
Serve para trazer o que existe sobre uma pessoa: prontuário exportado, evoluções, escalas respondidas, em arquivo ou em foto do papel. O caminho tem quatro momentos.
Envie os documentos. Na janela Importar histórico, escolha o Paciente (quando você vem pela central) e arraste os arquivos ou escolha no computador. Valem PDF, Word, texto ou foto, até 25 MB cada (fotos até 20 MB) e no máximo 10 arquivos por envio; o mesmo lote aceita até 100 documentos, e dá para Adicionar arquivos depois. Clique em Enviar, que mostra quantos arquivos vão. Pode fechar a janela: a leitura continua e a plataforma avisa quando terminar.
A Artemi lê. Cada arquivo passa por três etapas: Extrair o texto, Identificar o que é e Separar o conteúdo. Costuma levar alguns minutos. Você não precisa esperar tudo: os documentos prontos já podem ser revisados, e o perfil do paciente mostra o aviso Histórico lido com o botão Revisar agora. Se um arquivo não puder ser lido (protegido ou uma foto pouco legível), a tela pede para enviar em outro formato, como PDF ou texto.
Revise registro a registro. A página de revisão separa o que a Artemi encontrou nas abas A revisar, Incluídos e Fora, agrupado pelo que cada trecho vira: Sessões, Instrumentos respondidos, Novos instrumentos ou Anotações. Um documento pode render vários registros: um PDF com muitas evoluções vira uma linha por evolução, cada uma com data, texto e as páginas de onde saiu. Abra cada linha, leia, ajuste a data, o título ou o texto, troque o tipo em Importar como se precisar, e decida: Incluir ou Deixar de fora. Ver original abre o arquivo enviado. Depois de decidir, o próximo abre sozinho.
Confirme. Com tudo revisado, clique em Importar para o paciente. A janela resume o que entra (sessões, instrumentos respondidos, instrumentos novos e anotações) e o que fica de fora, e o botão Importar diz quantos registros vão. Só então os registros são gravados no perfil do paciente.
No fim, a tela diz quantos registros foram importados, com os atalhos Ver sessões, Ver respostas, Ver instrumento e Ver anotação, além de Abrir perfil do paciente e Importar mais. Sessões importadas entram na aba Sessões do paciente com a data que estava no documento, instrumentos respondidos entram em Instrumentos, e anotações entram na aba Anotações.
📌 Avisos que podem aparecer na revisão: Falta a data (sem data, o trecho fica de fora até você definir uma, e data no futuro não entra), Lemos só uma parte (a tela diz quais páginas ficaram de fora; confira o original antes de incluir), Virou anotação (não achamos um instrumento que combinasse; troque o tipo ou ajuste o texto), Confira antes (a leitura ficou incerta) e Arquivo expirado (os arquivos ficam guardados por 30 dias; depois disso, envie de novo).
🔁 Migrar a conta inteira de outra plataforma
Serve para trazer a sua prática de uma vez: as pessoas e os registros que vieram na exportação da outra plataforma. Na central, clique em Enviar exportação, no cartão Migrar de outra plataforma, e envie os arquivos da exportação completa: CSV, XLSX, PDF, Word ou texto, até 25 MB por arquivo e até 10 arquivos por envio. Pode enviar em partes, que os arquivos se juntam na mesma migração. Planilhas .xls antigas precisam ser exportadas de novo como .xlsx ou CSV.
Formatos conhecidos (as exportações do Sintropia e do PsicoManager) são lidos direto. Em layouts desconhecidos, a Artemi tenta ler a estrutura, marcando onde começa e termina cada registro, e o texto é importado como está no arquivo, sem garantia de que todo arquivo seja lido. A página Migração de conta mostra a migração em cinco etapas, cada uma numa aba numerada:
Lendo. Um cartão por arquivo, com o formato reconhecido, a situação (Na fila, Lendo, Lido ou Não lido) e a cobertura da leitura. Registros financeiros e administrativos não têm destino clínico e vão aparecer em Fora, com o motivo. Pode sair e voltar depois.
Pacientes. As pessoas encontradas na exportação, agrupadas em A decidir, Criar, Vincular e Fora. Para cada uma, você liga ou desliga Importar e escolhe em Importar como entre Criar paciente e Vincular a paciente existente (aí você busca o paciente em Vincular a). Nome ou data de nascimento parecidos nunca vinculam sozinhos: confira e-mail ou telefone antes de vincular. A decisão é salva na hora, e a próxima pessoa a decidir abre sozinha. Se o seu plano tem limite de pacientes, a tela diz quantos ainda cabem.
Registros. Registro por registro, com os filtros Com atenção, Prontos, Fora e Todos, por Paciente e por Tipo de registro (cadastro de paciente, sessão, prontuário de sessão, anotação e prontuário geral). Cada linha tem a chave Importar (ou Fica de fora), e o painel mostra o Texto como está no arquivo, que é importado exatamente assim. Chave travada sempre diz o porquê, como Já está na sua base, Não há onde guardar este registro ou O conteúdo mudou desde a última importação. Para decidir a pilha de uma vez, use Importar todos os pendentes ou Deixar todos de fora.
Importando. Depois de Migrar agora, a barra mostra quantos registros já entraram. Cada paciente é importado por vez, com as sessões em ordem, e pode levar alguns minutos. Sair da página não cancela.
Relatório. O que entrou e o que não entrou, em blocos: Importados, Já estavam na base, Você deixou de fora, Sem destino clínico, Conteúdo mudou e Não importados. A lista Pacientes desta migração abre o perfil de cada um, e O que não foi importado traz o Motivo e o Próximo passo de cada registro.
A confirmação fica no rodapé das etapas de revisão: ele diz quantas pessoas já foram decididas e o que ainda impede a migração (pessoas ou registros sem decisão, por exemplo). O botão Migrar resume quantos pacientes e registros vão, e a janela de confirmação repete o que entra, o que fica de fora e por quê, antes de Migrar agora. Os pacientes criados não recebem convite nem aviso: você chama quando quiser. Até confirmar, Cancelar migração encerra tudo e apaga os arquivos enviados, sem tocar na sua base.
📌 Enquanto a migração espera por você, um aviso aparece na tela inicial e na central Importar dados, com o botão Revisar agora, e ele avisa quando os arquivos estão perto de expirar.
📦 Importação em lote, não sincronização
Os dois caminhos trabalham com o que você enviou: a HumanTrack lê os arquivos, você decide o que entra e a plataforma grava. Ela não se conecta à outra plataforma nem sincroniza nada depois. O que mudar lá depois da exportação só chega aqui se você exportar e importar de novo, e registros que já entraram numa importação anterior são reconhecidos e não são duplicados.
Migrar aqui também não é a integração da HumanTrack com o PsicoManager: é trazer para a sua conta HumanTrack uma exportação que você baixou na outra plataforma.
🔒 Bom saber
Nada entra sem a sua confirmação. Os arquivos ficam com você, e nada é gravado no perfil do paciente nem na sua base até você confirmar.
Os arquivos enviados ficam guardados por 30 dias e depois são apagados. O que foi importado para a sua base continua lá. Se o prazo passar antes de você revisar, envie o arquivo de novo.
Não dá para desfazer o lote inteiro. Depois de importar, cada registro (e, na migração, cada paciente) pode ser editado ou excluído no perfil, um a um.
O texto é importado como está no arquivo. A Artemi separa e identifica o conteúdo; ela não reescreve o que estava escrito.
Data no futuro não entra, e uma sessão que veio só com a data, sem horário, não pode ganhar horário na revisão: se quiser essa sessão no perfil, crie-a à mão depois de migrar.
Nenhum paciente é avisado pela importação nem pela migração.
❓ Dúvidas comuns
Quero trazer a transcrição de uma sessão, não um histórico. Para isso existe o envio de transcrição dentro da sessão, pelo botão Adicionar transcrição do painel Captura, no Registro de Sessão: Como enviar uma transcrição que você já tem.
Um registro apareceu como Já está na sua base. Ele já tinha entrado numa importação anterior, e a plataforma não duplica. Se o conteúdo mudou desde então, ele aparece como Conteúdo mudou: compare com o que já está no perfil e inclua à mão se quiser.
Registros financeiros e administrativos. Não têm destino clínico na HumanTrack e ficam de fora, com o motivo no relatório.
A pessoa veio sem cadastro na exportação. Quando os registros vêm de um trecho agrupado na leitura, sem dados cadastrais, dá para vincular a um paciente que já existe ou deixar de fora, mas não para criar um paciente novo a partir dela.